Die Software zur Dokumentation der Arbeits- und Ruhezeit vom Chauffeur

Fahrerkarte auslesen

Alle 7 Tage lesen Sie mit TachiFox Pro die Fahrerkarten Ihrer Chauffeure aus.

Häufig gestellte Fragen

Wann muss ich die Fahrerkarte auslesen?

Die Arbeits- und Ruhezeit Verordnung, kurz ARV 1, regelt das Auslesen der Fahrerkarte. Im Normalfall muss die Fahrerkarte eines Chauffeurs alle 7 Tage ausgelesen werden. Dies wird auch verlangt, wenn der Chauffeur gar nicht fährt. Bei Ferien oder anderen Abwesenheiten muss der Fahrer am letzten Arbeitstag und am ersten Arbeitstag je einmal die Chauffeurenkarte mit TachiFox Pro auslesen. Dasselbe gilt auch, wenn der Fahrer für eine andere Firma fährt.

Warum muss ich die Fahrerkarte auslesen?

Auf dem Chip der Fahrerkarte hat es nur beschränkter Speicherplatz. Wenn der Speicher voll ist, werden die ältesten Dateien überschrieben und sind für immer verloren. Deshalb muss man alle 7 Tage eine Kopie der fahrerbezogenen Daten der Tachokarte mit TachiFox Pro machen.

Was liest TachiFox Pro von der Fahrerkarte?

Auf der Fahrerkarte kann nur der Fahrtenschreiber schreiben oder löschen. Der Tachograph schreibt Zeitstempel auf die Fahrerkarte. Wenn im LKW auf Pause gestellt wird, ist das ein Zeitstempel. Wenn Das Fahrzeug los fährt, ist das ein Zeitstempel. Die ARV – Auswertungssoftware liest die verschiedenen Tabellen mit den unterschiedlichen Zeitangaben aus. Diese Daten werden nur kopiert, von der Karte wird nichts gelöscht. Anschliessend speichert TachiFox Pro eine Datei, welche das Format „.ddd“ hat.

Sind diese .ddd-Dateien die Rohdaten für die Behörden?

Diese .ddd – Dateien sind Rohdaten. Die ARV – Auswertungs-Software kann diese Dateien lesen, jedoch nicht verändern. Bei einem Fehler am Tachograph, wird dieser in der Rohdatei, der .ddd-Datei, für immer sichtbar sein. Die Behörden wollen diese Rohdaten, um den Arbeitsrapport zu überprüfen. Die digitalen .ddd-Dateien sind jedoch nicht die einzigen Rohdaten, die für den Rapport benötigt werden. Auch Ferienplanungen, Arztzeugnisse und Marschbefehle sind Rohdaten. Sowie von Hand ausgefüllte Arbeitsrapporte, das Arbeitsbuch und auch die Tachoscheiben sind Rohdaten.

Diese digitalen .ddd-Dateien kann man beliebig verschieben, kopieren und verschicken, wie jede andere Datei auch. Nur verändern kann man sie nicht.

Auslesegeräte

Um die Daten von der Fahrerkarte und vom Tachograph auszulesen, brauchen Sie ein Lesegerät. Wir schlagen Ihnen diese zwei Varianten vor:

Kombi Auslese-Terminal TD5

Der TachoDrive 5 (TD5) ist ein batteriebetriebenes Auslese-Terminal für die Fahrerkarte, die Unternehmerkarte sowie den Fahrtenschreiber. Aus all diesen Quellen generiert der TD5 die sogenannte „.ddd. – Datei“.

Tachodrive 5
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DownlodKey TD1

Um alle gesetzlich geforderten Aufgaben erfüllen zu können, benötigen Sie einen Kartenleser um die Fahrerkarte auszulesen.

Lecteur USB et TachoDrive 1
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Das Anpassen und Ergänzen der Daten

TachiFox Pro ist eine Arbeitszeit – Aufzeichnungs-Software. Sie können Arbeitszeit-Daten direkt aus der Fahrerkarte importieren. Mit wenigen Klicks ergänzen Sie die Daten bequem und erstellen so die geforderte lückenlose Arbeitszeit-Aufzeichnung.

Muss ich Daten von Hand eingeben?

Ja. Die ARV1 verlangt im Artikel 16 einen lückenlosen Monatsrapport. Darin müssen folgende Angaben lückenlos vorhanden sein:

  • Die Tageslenkzeit, für jeden Tag des Monats

  • Die wöchentliche Arbeitszeit, für jede Woche des Monats (Arbeitszeit beinhaltet auch Zeit im Büro, in der Werkstatt, dem Lager oder bei anderen Arbeitgebern.)

  • Die durchschnittliche, 26-wöchentliche Arbeitszeit (Damit dieser Wert stimmt, ist der grösste Aufwand nötig. Ferien, Krank, Nebenjobs, Militär u.v.a. haben einen Einfluss auf diesen Wert. Wer diese Angaben nicht lückenlos von Hand nachträgt, hat keinen korrekten Rapport. Egal welche Software benutzt wird.)

  • Die Bereitschaftszeit (Die Bereitschaftszeit vom Lehrlingsbetreuer auf dem Beifahrersitz muss manuell in Lenkzeit geändert werden.)

  • Die tägliche Ruhezeit, für jeden Arbeitstag des Monats

  • Die wöchentliche Ruhezeit, für jede Woche des Monats

  • Die Arbeitszeiten und Lenkzeiten bei anderen Arbeitgebern während dem Monat

Der Monatsrapport ist eine sehr detaillierte, monatliche Stundenabrechnung für den angestellten Chauffeur. Der Gesetzgeber fordert diese Abrechnung für jeden Angestellten, in reduzierter Form auch von Selbständigen. Der Rapport ist eine Selbstdeklaration. Die Angaben müssen jedoch plausibel und überprüfbar sein. Überprüfbar wird der Rapport anhand von sogenannten Rohdaten oder Kontrollmittel. Namentlich sind Kontrollmittel oder Rohdaten:

  • Einlageblätter des analogen Fahrtenschreibers, die Tachoscheiben auf Papier

  • Die Rückseite der Tachoscheibe, die von Hand ausgefüllt wurde, wenn der Tachograph defekt war.

  • Daten, die der Tachograph auf die Fahrerkarte schreibt und von dort mit spezieller Software, wie TachiFox Pro, ausgelesen und in .ddd-Dateiformat gespeichert werden.

  • Daten, die der Tachograph im eigenen Speicher speichert und mithilfe von DownloadKeys ausgelesen und im sogenannten .ddd-Dateiformat gespeichert werden.

  • Ausdrucke vom digitalen Fahrtenschreiber

  • Von Hand ausgefüllte Ausdrucke vom digitalen Fahrtenschreiber, wenn der Tachograph defekt ist.

  • Das von Hand ausgefüllte Arbeitsbuch

  • Betriebseigene Arbeitsrapporte, von Hand ausgefüllt oder digital erfasst

  • Betriebseigene Arbeitszeiterfassungssysteme, Stempeluhren, digital oder analog

  • Eigene Aufstellungen über Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten in Excel oder auf Papier

  • Betriebseigener Ferienkalender

  • Krankmeldungen

  • Arztzeugnisse

  • Militäraufgebote

  • Stundenpläne von Gewerbeschule

  • u.v.m.

Einzig die Arbeits- und Lenkzeit auf der Fahrerkarte, kann automatisiert in eine ARV-Software importiert werden. Alle anderen Angaben müssen von Hand nachträglich eingegeben werden. Diesen Arbeitsaufwand darf man nicht unterschätzen.

Gibt es eine praktikable Lösung?

TachiFox Pro bietet hier die bestmögliche Lösung. Sie können den Ablauf der Arbeitszeiterfassung auf Ihren Betrieb anpassen. Die Arbeitszeit kann einfach von überall bequem online erfasst werden. Jeder Angestellte kann seinen eigenen Zugang bekommen und die eigene Arbeitszeit und Abwesenheiten z.B. vom Handy oder seinem Computer aus eintragen. Wenn der Chauffeur Zugang zu einem TD4 hat, kann er auch die Fahrerkarte selber auslesen und die Daten in TachiFox Pro hochladen.

Und wenn ein Chauffeur nur Teilzeit bei uns angestellt ist?

Als Arbeitgeber müssen Sie auch für diesen Fahrer einen lückenlosen Monatsrapport erstellen. Dieser muss auch die Daten enthalten, die bei anderen Arbeitgebern entstanden sind. Für diese Zeiten haben Sie jedoch keine Rohdaten. Deshalb muss der Chauffeur Ihnen vor Arbeitsantritt die Werte von den anderen Arbeitgebern überlassen. Sie erstellen den Rapport aufgrund der Deklaration vom Chauffeur. Trotzdem muss für jede Angabe im ARV-Rapport „irgendwo“ eine Rohdatei vorhanden sein, z.B. ein Arbeitsrapport bei einem anderen Arbeitgeber.

Mit TachiFox Pro können Sie diese Aufgabe einfach lösen. Geben Sie diesem Chauffeur einen eigenen Zugang. Der Fahrer kann so täglich seine Arbeitszeit in TachiFox Pro eintragen. So ist Ihr Arbeitsrapport auch für Fahrer mit verschiedenen Arbeitgebern immer aktuell.

Einmal zu viel gedrückt am Tachograph und schon zeichnet es die ganze Nacht lang Arbeitszeit auf. Dies ist nicht nur ärgerlich. Die automatisch berechnete Arbeitszeit stimmt so natürlich nicht. Auch geben die Computer und Tachographen eine Fehlermeldung wegen zu wenig Ruhezeit aus.

Wer diesen Wert nicht korrigiert in den Arbeitsrapport einfügt, hat falsche Zahlen. Deshalb müssen solche Bedienfehler mit einer speziellen Software angepasst werden.

Wie schon beschrieben, werden auf der Fahrerkarte keine Angaben verändert. TachiFox importiert alle Daten in eine Datenbank. Hier können Sie nun bequem alles anpassen, ergänzen und korrigieren, wie es sein muss.

Beachten Sie einfach, Sie müssen den Behörden gegenüber jede Abweichung von den Rohdaten auf 3 Jahre hinaus erklären können. Machen Sie sich doch eine Notiz dazu, wie üblich, einfach im TachiFox Pro.

Lenkzeit kommt von der Fahrerkarte, meistens zumindest. Wer jedoch noch mit einer Tachoscheibe fährt, muss diese Lenkzeit auch auf dem Rapport ausweisen, auch wenn diese nicht auf der Fahrerkarte ist.

Ein weiterer Anwederfal ist der Lehrmeister. Wenn der Lehrling mit dem Lehrfahrausweiss fährt, gillt die Zeit auf dem Beifahrersitz für den Lehrmeister als Lenkzeit. Die Tachographen schreiben jedoch nur Bereitschaftszeit. Diese Bereitschaftzeit ändern Sie einfach im TachiFox Pro in Lenkzeit. Sonst stimmt der Rapport nicht.

Ferien und Feiertage zählen nicht zur Kompensation. Wer also viel gearbeitet hat, kann nicht einfach Ferien nehmen und der Stundendurchschnitt senkt sich wieder. Da hilft nur die Kompensation der Zeit. Jede Minute über 48 Stunden wöchentliche Arbeitszeit muss kompensiert werden.

Damit die Berechnung des 26-Wochen Durchschnitts stimmt, müssen die Ferien eingefügt werden.

Mit TachiFox Pro, erstellen Sie einfach für jeden Chauffeur den eigenen Ferienplan und dieser wird das ganze Jahr über berücksichtigt.

Warum diesen ganzen Aufwand?

Der Sinn der Chauffeurverordnung, ARV1, ist zu verhindern, dass übermüdete Fahrer mit Nutzfahrzeugen am Strassenverkehr teilnehmen.

Als Mittel zum Zweck hat der Gesetzgeber die lückenlose Aufzeichnung aller gewerblichen Tätigkeiten eines angestellten Fahrers von Bussen und Lastwagen gewählt. Der Monatsrapport ist das Dokument, das die Übersicht über die gesamte Arbeits- und Ruhezeit eines angestellten Lastwagen- oder Busfahrers gibt. Dieser ARV-Rapport, sowie alle Rohdaten und Kommentare dazu, müssen Sie gemäss ARV für 3 Jahre aufbewahren und den Behörden zur Verfügung halten. Achtung, für andere betriebliche Vorschriften mag ein längeres Aufbewahren nötig sein.

Damit dieser Monatsrapport die Funktion erfüllen kann, sind alle oben genannten Zwischenschritte nötig. Die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation der erwerbsmässigen Tätigkeit eines jeden Lenkers wird laufend verschärft, respektive von den kontrollierenden Behörden kompromissloser angewendet.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies viel Aufwand und Bürokratie. Hier unterstützt Sie TachiFox Pro. Die Kernaufgabe von dieser Software ist es Ihnen das Erstellen des geforderten Monatsrapportes so einfach wie möglich zu gestallten.

Eine von vielen Möglichkeiten ist, wenn Sie jedem Chauffeur einen eigenen Zugang geben. So erfasst jeder Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selber.

Für das Auslesen der Fahrerkarte haben wir verschiedene Lösungen parat. Fehlt Ihnen eine Idee wie Sie den Workflow optimieren können? Sprechen Sie mit uns.

Drucken von Rapporten

Rapporte für jeden Chauffeur

Als Arbeitgeber erstellen Sie bequem mit TachiFox Pro einen monatlichen Arbeitsrapport, den ARV – Rapport. Dieser Rapport ist für jeden Angestellten gefordert, der zumindest teilweise ein ARV-pflichtiges Fahrzeug fährt.

Der Monatsrapport

Der Rapport, der in Art. 16 der ARV1 gefordert wird. Wenn der Fahrer 2 Monatsrapporte vom TachiFox Pro ausgedruckt mitführt, entspricht dies einem Arbeitsbuch. Der Fahrer muss nur noch die Richtigkeit mit seiner Unterschrift bestätigen.

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Der Wochenrapport

Zur Unterstützung der Mitarbeiterführung und zum Lernen des Chauffeurs, wertet TachiFox die häufigsten Fehler der ARV selber aus. Diese Auswertung wird im Wochenrapport auf Seite 2 angezeigt. Anschliessend werden ab Seite 3 die Zeitstempel des Fahrtenschreibers, wie auf dem Ausdruck des Tachographen, aufgelistet.

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Die Software zum Auslesen vom Fahrtenschreiber

Den Fahrtenschreiber auslesen

Als gewerblicher Nutzer eines schweren Nutzfahrzeuges oder Fahrzeug zum Personentransport lesen Sie mit TachiFox Pro spätestens alle 3 Monate den Speicher vom Tachographen aus.

Was ist der Unterschied zwischen dem Auslesen vom Tachograph und der Fahrerkarte?

Die Daten aus dem Fahrtenschreiber sind Fahrzeug bezogene Daten. Dabei geht es hauptsächlich um das Verhindern und Nachweisen von Manipulationen. Wenn der Fahrer immer denselben LKW hat, haben die Kontrollbehörden zwei unterschiedliche Rohdaten, mit denen die Angaben im Arbeitsrapport vom Fahrer überprüft werden können.

Der Speicherplatz im Fahrtenschreiber ist begrenzt. Die ältesten Daten werden überschrieben. Der Gesetzgeber fordert, dass die Daten spätestens alle 3 Monate ausgelesen werden.

Diese Rohdaten müssen, wie alle anderen Rohdaten auch, für 3 Jahre aufbewahrt werden. Diese Daten importieren Sie bequem in TachiFox Pro und haben automatisch die geforderte Kopie. Ausserdem können Sie nützliche Rapporte zu den Fahrzeugen und deren Einsätzen erstellen.

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